Chcesz założyć własną firmę w Holandii? Dowiedz się, jakie formalności musisz spełnić, jakie formy działalności wybrać i jakie ulgi oraz wsparcie czekają na przedsiębiorców.
Choć Holandia w kontekście pracy zawodowej może kojarzyć się Polakom głównie z pracą sezonową i tymczasową, wcale nie jest powiedziane, że zatrudnienie w tym kraju musi odbywać się wyłącznie w oparciu o umowę o pracę czy inną umowę cywilnoprawną. W Holandii podobnie jak w innych krajach, istnieje możliwość założenia i prowadzenia swojej własnej działalności gospodarczej, także przez obcokrajowców. Sprawdź, jak założyć działalność gospodarczą w Holandii, jakie warunki należy spełnić w tym celu i jak kształtują się kwestie podatkowe dla przedsiębiorców w Niderlandach.
Jakie formalności należy spełnić, aby założyć firmę w Holandii?
Praca w Holandii za pośrednictwem jednej z agencji lub w odpowiedzi na ogłoszenie może być dobrym sposobem na organizację życia zawodowego. Jednak jeżeli masz pomysł na własny biznes w Holandii, nic nie stoi na przeszkodzie, aby móc zacząć działać na własną rękę. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest zazwyczaj zarejestrowanie się jako przedsiębiorca. Należy tego dokonać w sytuacji, gdy:
- świadczymy konkretne usługi lub sprzedajemy produkty,
- zarabiamy poprzez sprzedaż produktów lub świadczenie usług, a koszt sprzedaży jest wyższy niż ponoszony koszt zakupu,
- prowadzimy interesy z różnymi osobami, które nie są naszą rodziną lub przyjaciółmi, a jednocześnie konkurujemy z innymi przedsiębiorcami, którzy sprzedają podobne lub takie same produkty czy usługi.
Przed zarejestrowaniem firmy warto też sobie odpowiedzieć na kilka istotnych pytań. Dotyczą one tego, czy inwestujemy czas lub pieniądze w rozwój i założenie swojej firmy, czy wykonujemy w tym celu regularną pracę i nie jest ona jednorazowa, albo czy świadczymy usługi dla więcej niż jednej osoby/podmiotu. Jeżeli odpowiedzi na te pytania są twierdzące, to prawdopodobnie należy zarejestrować firmę i rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.
Jaką formę działalności wybrać?
Zanim rozpoczniemy całą procedurę i będziemy gromadzić wszelkie dokumenty potrzebne do sformalizowania tego działania, warto zastanowić się nad odpowiednią formą prowadzonego działania, a także nazwą firmy. Najczęściej w Holandii zakładane są jednoosobowe działalności gospodarcze, czyli ZZP. Ponadto powodzeniem cieszą się także spółki cywilne (MTS), spółki jawne (VOF), spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) czy spółki akcyjne (NV).
W sytuacji, gdy nie wiemy, która z form prawnych dla naszej działalności będzie najkorzystniejszą opcją, warto skontaktować się z biurem rachunkowym. Specjalista rozpatrzy wszystkie za i przeciw oraz wytłumaczy nam, który z wariantów będzie najkorzystniejszym rozwiązaniem.
Działalność gospodarczą w Holandii mogą zarejestrować tylko i wyłącznie osoby, które przebywają w Niderlandach w sposób legalny oraz są tam zameldowane. Aby dokonać rejestracji, wystarczą zaledwie dwie rzeczy: jest to ważny dokument tożsamości, czyli dowód osobisty lub paszport oraz umowa najmu lokalu, czyli adres, pod którym prowadzona będzie działalność. Powinien to być adres inny niż będący naszym adresem zamieszkania.
Pozwolenia i certyfikaty
Niektóre rodzaje działalności gospodarczych wymagają zgodnie z prawem holenderskim dodatkowych pozwoleń i certyfikatów. Jest tak np. w przypadku działalności, w ramach której będzie wykonywany zawód chroniony, wymagający posiadania specjalistycznych kwalifikacji zawodowych czy uprawnień. Wówczas wśród niezbędnych formalności do założenia działalności gospodarczej muszą znajdować się także certyfikaty lub dyplomy danej osoby. Może być też konieczne przystąpienie do określonych egzaminów czy też zarejestrowanie się w danej organizacji zawodowej. Jeżeli uprawnienia do wykonywanego zawodu uzyskaliśmy w innym kraju niż Holandia, konieczne będzie złożenie wniosku o uznanie kwalifikacji zawodowych na terenie Niderlandów.
Rejestracja działalności gospodarczej w Holandii krok po kroku
Kiedy posiadamy już komplet niezbędnych dokumentów do założenia działalności gospodarczej, musimy umówić się na spotkanie z doradcą w KvK (Kamer van Koophandel), czyli Izbie Handlowej w Holandii. Jeśli posiadamy numer DigiD, możliwe jest zgłoszenie on-line za pośrednictwem strony internetowej KvK. Jeżeli natomiast jeszcze nie mamy takiego numeru lub wolimy wszystko załatwić osobiście w stosownym urzędzie, możemy zatelefonować pod numer telefonu dostępny na stronie KVK i umówić się w dogodnym terminie na spotkanie ze specjalistą.
Koszt rejestracji działalności gospodarczej w Holandii to obecnie 75 euro i jest to opłata jednorazowa. Już w trakcie procesu rejestrowania firmy warto pobrać wyciąg z rejestru z danymi naszej działalności gospodarczej (Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel), co kosztuje 15,40 euro. Dokument ten będzie bardzo przydatny np. podczas otwierania konta firmowego w Holandii. Warto pamiętać, że w urzędzie opłat nie można dokonać za pomocą gotówki. Możliwa jest wyłącznie płatność kartą lub za pośrednictwem telefonu.
Po zarejestrowaniu firmy w Holandii warto od razu założyć konto firmowe dla prowadzonej działalności gospodarczej. Nie jest to w Holandii obowiązkowe, jednak znacznie ułatwi rozdzielenie finansów prywatnych od firmowych. Takie działanie będzie też korzystniejsze w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego i przyspieszy całą procedurę.
Następnie trzeba poczekać na nadanie numeru BTW i BTW-ID, które przyznane zostaną w ciągu 10 dni i przysłane będą pocztą na adres firmy. Na tym etapie warto też zadbać o kwestie księgowe prowadzonej działalności.
Najpopularniejsze formy działalności gospodarczej w Holandii
Do najpopularniejszych form działalności gospodarczej w Holandii należy jednoosobowa działalność gospodarcza (ZZP) oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV). Formalnie ZZP to podmiot zakładany przez jedną osobę fizyczną. Jest to przedsiębiorstwo prowadzone na własny rachunek. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością posiada natomiast osobowość prawną. Jej kapitał zakładowy dzielony jest na imienne udziały. Właściciele spółki to udziałowcy, którymi mogą być tak osoby fizyczne, jak i prawne. Spółka BV może mieć jednego udziałowca lub też wielu. Każdorazowo określa to stosowna umowa spółki sporządzana w formie pisemnej.
Najistotniejszą różnicą pomiędzy ZZP a BV jest kwestia odpowiedzialności za długi i zobowiązania firmy. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej za wszelkie sprawy odpowiada osoba fizyczna całym swoim majątkiem. W przypadku niepowodzeń roszczenia będą zatem dotyczyły majątku osobistego właściciela. W przypadku spółki natomiast to osoba prawna posiadająca własny kapitał. Udziałowcy nie ponoszą więc żadnych konsekwencji osobistych z tytułu niepowodzeń działalności. Ich majątki prywatne są chronione.
Co do podatków w kwestii jednoosobowej działalności gospodarczej całej wypracowany zysk jest automatycznie wynagrodzeniem właściciela firmy, od którego należy odprowadzić stosowne podatki. Pozostałą kwotą można dowolnie dysponować. W przypadku spółki dochody również podlegają opodatkowaniu, jednak to, co zostanie, może być przeznaczone na dalszy rozwój firmy lub ewentualne wypłaty w postaci dywidendy dla udziałowców, proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
Jednoosobowa działalność gospodarcza w Holandii będzie najczęściej lepszym wyborem dla niewielkich firm i osób działających w pojedynkę. Spółki częściej wybierane są jako forma działalności gospodarczej dla większych przedsięwzięć.
Księgowość i podatki dla przedsiębiorców w Holandii
Prowadząc działalność gospodarczą w Holandii, trzeba płacić trzy rodzaje podstawowych podatków i świadczeń:
- podatek dochodowy – dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych. Jego wysokość zależy od uzyskanego dochodu z uwzględnieniem przysługujących ulg i odliczeń. Warunkiem płacenia podatku dochodowego w Holandii jest prowadzenie firmy nastawionej na zysk, prowadzenie księgowości, generowanie przychodów, posiadanie zróżnicowanych klientów i podejmowanie działań marketingowych,
- składki na ubezpieczenie społeczne – stanowią ok. 5,32% i podzielone są na dwa progi: od 0 do 75 624 euro (36,97%) oraz powyżej 75 624 euro (49,50%),
- podatek BTW (VAT) – nie ma tu kryterium dochodu, a podatek ten płacony jest od wszystkiego. BTW występuje w trzech stawkach: 0%, 9% i 21% (podstawowa stawka VAT obejmująca większość produktów i usług).
Rozliczenia najczęściej odbywają się w systemie kwartalnym, rzadziej rocznym. Konieczne jest dokonywanie rozliczeń podatku BTW nawet wtedy, gdy nie uzyskamy dochodu.
W ramach rozliczeń podatkowych w Holandii możliwe jest dokonanie odliczenia z podziałem na dwie grupy. Pierwsza grupa obejmuje koszty firmowe odliczane od podatku w całości i zalicza się tu:
- księgowość,
- podwykonawców,
- zakup narzędzi i urządzeń do pracy,
- najem lokalu firmowego,
- koszt auta firmowego,
- reklamę,
- materiały edukacyjne.
Drugą grupę stanowią koszty firmowe odliczane częściowo. Są to:
- koszty konsumpcyjne,
- Internet i telefon,
- koszt dojazdu do miejsca pracy samochodem.
Zgodnie z prawem holenderskim odliczeniu nie podlegają wydatki prawne, mandaty czy wakacje.
Poza podatkami w Holandii prowadząc działalność gospodarczą, można liczyć również na różne ulgi podatkowe. W Niderlandach dzielą się one w zależności od godzin przepracowanych w danym roku podatkowym. Dla przedsiębiorców, którzy przepracowali co najmniej 1225 godzin, przewidziano:
- ulgę dla samodzielnego przedsiębiorcy (Zelfstandigenaftrek) – 3 750 euro,
- ulgę dla początkującego przedsiębiorcy (Startersaftrek) – wynosi 2 123 euro i można wykorzystać ją maksymalnie 3 razy w ciągu pierwszych 5 lat prowadzenia firmy,
- ulga dla partnera (Medewerkeraftrek) – pomniejszenie podatku w przypadku, gdy partner przeznaczył minimum 525 godzin w roku na pracę w danej firmie, a właściciel spełnił kryterium godzinowe. Można uzyskać do 4% zmniejszenia wartości procentowej podatku.
Niezależnie od kryterium godzinowego i przepracowanych 1 225 godzin w roku przedsiębiorca może skorzystać też z takich ulg podatkowych w Holandii jak:
- stała ulga 12,7% dla małych i średnich przedsiębiorstw (MKB-winstvrijstelling),
- ulga inwestycyjna 28% na zakup środków trwałych o wartości powyżej 450 euro, przy czym całkowita wartość zakupionych przedmiotów musi wynosić 2601 euro (Investeringsaftrek).
Podatek dochodowy w Holandii obliczany jest na podstawie całorocznego dochodu danego przedsiębiorcy. Wliczany jest wówczas ewentualny przychód z dodatkowej pracy także na umowę. Wszystkie niezbędne dokumenty należy dostarczyć do urzędu skarbowego do dnia 1 maja każdego roku. Dodatkowo konieczne jest również doliczenie obowiązkowej składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne w wysokości 5,32%.
Wsparcie i dotacje dostępne dla migrantów
Już na etapie dopasowywania rodzaju działalności gospodarczej możemy skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Specjaliści przeanalizują nasz plan na biznes oraz możliwości budżetowe czy też formy działania, a następnie pomogą dobrać odpowiednią rodzaj działalności gospodarczej. Możliwe jest również skorzystanie z usług tłumacza, jak i polskiego biura rachunkowego, które pomoże nam podczas zakładania działalności gospodarczej w stosownym urzędzie, przetłumaczy wszystkie niezbędne dokumenty oraz przeprowadzi przez całą procedurę zakładania firmy.
Dostępne są też liczne dotacje dla firm w Holandii. Wśród najpopularniejszych opcji znajdują się m.in. takie programy jak:
- wsparcie innowacyjności i badań rozwojowych w celu wprowadzania nowoczesnych technologii i usług (RVO.nl). To szansa uzyskania dofinansowania m.in. na komercjalizację wyników badań czy ochronę własności intelektualnej. Jest to wsparcie przeznaczone szczególnie dla firm działających w takich branżach jak recykling, energia odnawialna, transport ekologiczny, efektywność energetyczna, ekspansja zagraniczna czy szkolenia pracowników,
- „Innowacyjne Holandia” – program, w ramach którego można uzyskać wsparcie finansowe i pożyczkę na rozwój technologii i produktów. Dotyczy szerokiego zakresu branż,
- Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego – fundusz europejski dla wsparcia konkurencyjności, poziomu usług czy innowacyjności. Dotacje mogą być przeznaczone na modernizację, doinwestowanie, rozbudowę, badania i wiele innych projektów,
- Holenderska Agencja Innowacji – wsparcie dla instytucji prowadzących badania naukowe i realizujących różnorodne projekty. Środki można przeznaczyć zarówno na badania, zakup sprzętu, jak i zatrudnienie specjalistów.
Własna działalność gospodarcza to z pewnością pomysł, który warto rozważyć. Przed założeniem firmy warto jednak dobrze przemyśleć swój biznes, zaplanować strategię i kolejne działania. Holandia jest krajem, który intensywnie wspiera i pomaga przedsiębiorcom rozwinąć skrzydła. Korzystne są także warunki podatkowe i rozliczeniowe w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej.
