Nowe przepisy o fakturach elektronicznych w Niemczech

Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech rozpoczeło się etapowe wdrażanie nowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego. Zmiana ta, wynikająca z tzw. Ustawy o szansach rozwoju (Wachstumschancengesetz), wprowadza obowiązek stosowania e-faktur w transakcjach między przedsiębiorstwami (B2B), jednak w sposób stopniowy – z określonymi okresami przejściowymi do końca 2027 roku.

Czym jest faktura elektroniczna?

E-faktura to dokument wystawiany, przesyłany i odbierany w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który pozwala na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy księgowe. W praktyce oznacza to, że zwykły plik PDF lub faktura papierowa nie będą już wystarczające.

Faktura elektroniczna musi być zgodna z europejską normą EN 16931, a w Niemczech akceptowane są dwa główne formaty:

• XRechnung – standard oparty na formacie XML, rekomendowany przez niemiecką administrację publiczną,

• ZUGFeRD – format hybrydowy, łączący dane elektroniczne z wizualnym dokumentem PDF.

Nowe regulacje mają ułatwić automatyzację procesów, zwiększyć przejrzystość rozliczeń oraz ograniczyć nadużycia podatkowe. W dłuższej perspektywie przygotowują też niemiecki system do wdrożenia unijnej inicjatywy ViDA (VAT in the Digital Age), która ma wprowadzić wspólny system raportowania elektronicznego w całej Unii Europejskiej.

Kogo obejmie obowiązek e-fakturowania?

Nowe przepisy dotyczą wszystkich transakcji między firmami z siedzibą w Niemczech. Jeśli zarówno dostawca, jak i odbiorca prowadzą działalność gospodarczą na terytorium Niemiec, faktura musi być wystawiona w formacie elektronicznym.

Nie dotyczy to:

• transakcji z konsumentami (B2C),

• transakcji transgranicznych (np. między Polską a Niemcami),

• faktur o wartości do 250 euro.

Polskie przedsiębiorstwa również muszą liczyć się z nowymi zasadami, jeśli posiadają oddział w Niemczech lub wystawiają faktury w ramach lokalnych transakcji B2B podlegających niemieckiemu prawu podatkowemu.

Ekspertka radzi: jak przygotować się do nowych przepisów?

O praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia e-fakturowania w Niemczech poprosiliśmy Marysię Dąbrowską – Dyrektor Komunikacji i Marketingu w eFaktura.nl, która wspiera polskie firmy działające za zachodnią granicą.

Jak z perspektywy polskich przedsiębiorców działających w Niemczech wygląda przygotowanie do obowiązkowego e-fakturowania?

Marysia Dąbrowska: Dla polskich firm działających w Niemczech nadchodzące zmiany oznaczają konieczność wdrożenia programu do fakturowania, który spełnia wymagania techniczne – w tym integrację z KoSIT (Biuro Koordynacyjne Standardów IT), który jest Niemieckim Urzędem Peppol.

Warto już teraz włączyć takie narzędzie, jak eFaktura.nl, do codziennej pracy, samodzielnie wystawiać faktury i dobrze poznać system. To najlepszy sposób, by wdrożyć nowy obowiązek administracyjny stopniowo i bez stresu.

Jakie rozwiązania technologiczne lub organizacyjne warto wdrożyć już teraz, aby e-fakturowanie przebiegało bez zakłóceń?

MD: Już dziś warto zacząć pracę z systemem fakturowania, który pozwala tworzyć faktury w formacie PDF i automatycznie zamieniać je w strukturalny format e-faktury zgodny z niemieckimi przepisami (np. EN 16931/XRechnung).

Dzięki temu, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe, proces tworzenia dokumentów pozostanie taki sam – zmieni się tylko sposób ich przesyłania. Regularne używanie takiego narzędzia pozwala sprawnie wejść w nową rzeczywistość i uniknąć zakłóceń biznesowych.

Jakie konkretne wsparcie oferuje eFaktura.nl firmom, które muszą dostosować się do nowych przepisów o e-fakturowaniu w Niemczech?

MD: eFaktura.nl już dziś zapewnia pełne wsparcie dla użytkowników w Niemczech. Do faktur w formacie PDF jest generowany plik w formacie XML (XRechnung).

System umożliwia również stosowanie niemieckich stawek VAT zgodnie z aktualnymi przepisami – są one predefiniowane i gotowe do użycia, co eliminuje ryzyko błędów. W przypadku tzw. małych firm (Kleinunternehmer) system automatycznie dodaje na fakturach wymagany zapis zgodny z §19 UStG – wystarczy wybrać odpowiednią opcję podczas rejestracji.

Dodatkowym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest możliwość połączenia konta z księgowym – dzięki bieżącemu dostępowi do faktur sprzedażowych i kosztowych rozliczenia przebiegają sprawnie, a komunikacja z biurem rachunkowym staje się szybsza i wygodniejsza dla obu stron. Dużym udogodnieniem dla polskich przedsiębiorców jest asystent AI, który tłumaczy treści formularzy na język klienta – dzięki temu system można obsługiwać całkowicie w swoim języku, co znacznie ułatwia codzienną pracę.

eFaktura.nl została już przygotowana do obsługi obowiązkowego e-fakturowania, w oparciu o doświadczenia z Belgii, gdzie nowe przepisy wchodzą wcześniej niż w Niemczech. Naszym priorytetem jest zapewnienie przejrzystości i łatwości obsługi całego procesu – to właśnie gwarantujemy naszym użytkownikom.

Harmonogram zmian – kto i kiedy musi wdrożyć e-faktury?

Wdrożenie nowych zasad odbywa się etapami:

• Od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek technicznej gotowości do odbioru faktur elektronicznych. Każda firma w Niemczech musi posiadać system umożliwiający przyjmowanie e-faktur w formacie XRechnung lub ZUGFeRD.

• Do końca 2026 r. – wciąż można wystawiać faktury papierowe lub PDF, jeśli odbiorca wyrazi na to zgodę.

• Do końca 2027 r. – z okresu przejściowego mogą korzystać firmy, których roczny obrót nie przekracza 800 000 euro.

• Od 1 stycznia 2028 r. – obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkie przedsiębiorstwa działające na rynku niemieckim.

Ten dwuletni okres przejściowy ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowego systemu i wprowadzenie odpowiednich narzędzi informatycznych.

Jakie są obowiązki przedsiębiorców?

Od 2025 roku każda firma działająca w Niemczech musi:

• móc odbierać e-faktury w jednym z dopuszczalnych formatów (XRechnung, ZUGFeRD),

• stopniowo wdrażać wystawianie e-faktur, zgodnie z harmonogramem wynikającym z obrotów i terminów przejściowych,

• zapewnić zgodność systemów księgowych z nową definicją faktury elektronicznej,

• archiwizować dokumenty w oryginalnym formacie XML przez wymagany okres (zazwyczaj 10 lat).

Niemiecka administracja podatkowa zapowiedziała kontrole i audyty, które będą obejmować także weryfikację zgodności technicznej wystawianych faktur.

Jak wygląda e-faktura w praktyce?

E-faktura w formacie XML nie przypomina tradycyjnego dokumentu – zawiera ustrukturyzowany zestaw danych, które system księgowy odczytuje automatycznie. Dzięki temu możliwe jest błyskawiczne rozliczanie faktur i unikanie błędów przy wprowadzaniu danych. W przypadku formatu ZUGFeRD możliwe jest też dołączenie wizualnej wersji dokumentu (czytelnego PDF), co ułatwia komunikację między partnerami biznesowymi.

Wyjątki i uproszczenia

Obowiązek e-fakturowania nie obejmuje:

• faktur o wartości poniżej 250 euro (§ 33 UStDV),

• przedsiębiorców zwolnionych z VAT (tzw. Kleinunternehmer),

• niektórych usług zwolnionych z podatku (np. usług medycznych, edukacyjnych),

• biletów komunikacji publicznej, które nadal mogą być wystawiane w dotychczasowej formie.

W wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne będzie stosowanie tzw. procedury EDI (Electronic Data Interchange), jeśli obie strony uzgodnią taki sposób wymiany danych.

Co oznacza to dla firm z Polski?

Polskie przedsiębiorstwa prowadzące działalność w Niemczech – np. poprzez oddział lub stałe miejsce prowadzenia działalności – będą objęte tym samym obowiązkiem, co lokalne firmy. W praktyce oznacza to konieczność posiadania systemu księgowego obsługującego niemieckie formaty faktur elektronicznych.

Firmy z Polski, które sprzedają towary lub usługi niemieckim klientom bez stałego zakładu w Niemczech, nie muszą stosować e-faktur według nowych przepisów – ale powinny być przygotowane na to, że ich niemieccy kontrahenci będą preferować taki format.

Jak się przygotować?

Aby uniknąć problemów, warto:

1. Sprawdzić, czy Twój obecny program do faktur lub system ERP obsługuje format XRechnung lub ZUGFeRD.

2. Upewnić się, że możesz odbierać e-faktury w tych formatach.

3. Przeszkolić personel księgowy w zakresie nowych obowiązków.

4. Skorzystać z narzędzi, które automatyzują proces wystawiania i wysyłki e-faktur – np. systemów takich jak oferuje eFaktura.nl, które pozwalają generować dokumenty zgodne z przepisami niemieckimi i europejskimi.

Bądź na bieżąco

Nowe przepisy o e-fakturowaniu to jeden z najważniejszych kroków w kierunku cyfrowej transformacji niemieckiej gospodarki. Choć obowiązek wchodzi w życie stopniowo, już teraz warto przygotować się na nadchodzące zmiany. E-faktura to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na uproszczenie administracji i oszczędność czasu w codziennym prowadzeniu firmy.

Firmy, które odpowiednio wcześnie wdrożą nowe rozwiązania, unikną problemów podczas kontroli i zyskają realną przewagę konkurencyjną w zautomatyzowanym świecie finansów.

Warto wiedzieć:
Za utrzymanie standardu XRechnung i nadzór nad wdrażaniem Peppol w Niemczech odpowiada KoSIT (Koordynationsstelle für IT-Standards) – niemiecki urząd Peppol Authority z siedzibą w Bremie. To właśnie KoSIT definiuje wymagania techniczne dla dostawców usług e-fakturowania oraz dba o zgodność rozwiązań z europejską normą EN 16931