Wiadomości, które są wysyłane przez policjantów powinny być przejrzyste, nie powinny tonąć w dygresjach i powinny być sprawdzone przed wysłaniem, żeby uniknąć błędów i nieścisłości – to tylko niektóre porady autorstwa Met Police. Mają one pomóc funkcjonariuszom lepiej komunikować się ze społeczeństwem i współpracownikami.
Artykuł został opublikowany w wewnętrznym czasopiśmie policjantów The Job. Jako powód opublikowania go podano uwagi od policjantów, którzy narzekają, że maile wysyłane przez kolegów po fachu są z reguły zbyt długie i pełne korporacyjnej nowomowy.
Nie wszystkim jednak pomysł uczenia pisania e-maili przypadł do gustu. Zdaniem niektórych oficerowie są w większości na tyle młodzi, żeby zdawać sobie sprawę co zmieniło się na świecie w ciągu ostatnich 20 lat. „Ten poradnik mógłby się przydać komuś, kto właśnie spadł z kosmosu, ale dla większości ludzi to trochę jak uczyć swoją babcię jak obrać jajka. Co będzie następne? Być może poradnik uczący jak zawiązać sznurówki w butach?” dopytuje się jeden z funkcjonariuszy chcących zachować anonimowość.
10 porad zawartych w instrukcji dla policjantów:
1. Mail powinien mieć prosty i odpowiedni tytuł, nigdy nie pozostawiaj tego pola pustego.
2. Żeby pomóc ocenić ważność informacji, zawrzyj w tytule słowa „Do decyzji [data]” „Dla informacji”.
3. Używaj prostych słów.
4. Rozpocznij e-mail od krótkiego podsumowania treści całej wiadomości.
5. Bądź jak najbardziej konkretny.
6. Unikaj wysyłania setek załączników. Staraj się zamiast tego zawrzeć linki do obszerniejszych raportów czy podsumowań.
7. Jeśli mail ma długość kilku ekranów, staraj się stosować podtytuły, zamiast jednolitego tekstu.
8. Staraj się nie przesyłać całej poprzedniej korespondencji w mailach, chyba że to ważne dla danej konwersacji.
9. Wpisuj adresatów do pola „bcc”, jeżeli jest ich wielu.
10. Sprawdź e-mail pod względem błędów, zanim go przyjmiesz.
