Miliony złotych po zmarłych leżą w ZUS. Zobacz jak odzyskać składki za bliskich, którzy zmarli w Polsce

Mieszkając poza granicami Polski, często tracimy kontakt z tamtejszym systemem prawno-finansowym. Tymczasem na kontach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w kraju zalegają setki milionów złotych, które prawnie należą się bliskim osób zmarłych. My zaś nie wiemy nawet o istnieniu takich kont, ani zgromadzonych na nich środkach. ZUS nie wypłaca ich sam – kluczem do odzyskania pieniędzy jest złożenie odpowiedniego wniosku, co można zrobić również na odległość.

Z oficjalnych danych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że skala problemu jest ogromna. W latach 2020–2024 zmarło ponad 42 tysiące osób posiadających tzw. subkonto w ZUS. Ich bliscy zgłosili się po środki zaledwie w co piątym przypadku (8037 wypłat). Efekt? Na subkontach zmarłych Polaków bezczynnie leży obecnie blisko 660 milionów złotych.

Dlaczego tak się dzieje? Główną przyczyną jest brak świadomości oraz fakt, że polski ubezpieczyciel nie ma ustawowego obowiązku wypłacania tych środków z urzędu po otrzymaniu informacji o śmierci właściciela konta. ZUS po prostu czeka, aż ktoś się o pieniądze upomni.

Czym jest subkonto w ZUS i skąd biorą się tam pieniądze?

Od 2011 roku w ramach powszechnego systemu ubezpieczeń w Polsce, obok głównego konta emerytalnego, dla każdego ubezpieczonego prowadzone jest również subkonto. Trafia tam część składki emerytalnej (oraz środki z Otwartych Funduszy Emerytalnych, tzw. OFE, przeniesione w ramach tzw. suwaka bezpieczeństwa przed emeryturą).

O tych kontach nie mają pojęcia Polacy, którzy wyjechali z Polski przed 2011 rokiem, bo sami takich kont nie posiadali. Tymczasem ich bliscy mogli gromadzić na tych kontach składki. 

W przeciwieństwie do standardowych składek na ubezpieczenie emerytalne, pieniądze zgromadzone na subkoncie podlegają dziedziczeniu i podziałowi.

Kto ma prawo do wypłaty środków po zmarłym?

O odzyskanie pieniędzy mogą ubiegać się osoby bliskie – i co ważne, nie muszą to być wyłącznie członkowie najbliższej rodziny. Przepisy precyzują to następująco:

1. Współmałżonek (wspólność majątkowa): Jeśli zmarły w chwili śmierci pozostawał w związku małżeńskim, jego współmałżonek otrzymuje połowę środków w ramach tzw. wypłaty transferowej (pieniądze trafiają na subkonto ZUS lub konto OFE żyjącego małżonka).
2. Osoby wskazane (uposażeni): Druga połowa środków (lub całość, jeśli zmarły był singlem, rozwodnikiem lub wdowcem) trafia do osób, które zmarły osobiście wskazał za życia w deklaracji ZUS lub OFE. Mogą to być partnerzy niesformalizowani, przyjaciele czy dalsi krewni.
3. Spadkobiercy: Jeśli zmarły nie wskazał nikogo konkretnego, środki te wchodzą w skład masy spadkowej i są dzielone zgodnie z polskim prawem spadkowym (na podstawie testamentu lub dziedziczenia ustawowego).

Środki z subkonta ZUS (w przeciwieństwie do prywatnego konta bankowego) są przekazywane w pełni legalną i bezpieczną ścieżką urzędową – na podstawie decyzji ZUS, po zweryfikowaniu uprawnień.

Jak odzyskać pieniądze, mieszkając za granicą?

Prawo do złożenia wniosku o podział i wypłatę środków nie przedawnia się – można to zrobić w dowolnym terminie. Osoby mieszkające w Wielkiej Brytanii, Europie czy USA mogą dopełnić formalności bez konieczności przyjazdu do Polski.

Krok 1: Weryfikacja statusu. Jeśli zmarły wskazał Cię jako osobę uprawnioną (w ZUS lub OFE), ZUS ma obowiązek zawiadomić Cię o możliwości złożenia wniosku. Jeśli jednak adres zamieszkania za granicą nie był zaktualizowany, korespondencja mogła nie dotrzeć. Jest to jedyna sytuacja kiedy ZUS pofatyguje się z zawiadomieniem. Jeśli właściciel konta nie wskazał osoby (a tak jest w większości przypadków, ZUS nie robi nic).

Krok 2: Złożenie wniosku. Procedura zależy od tego, czy zmarły był członkiem OFE. Jeśli tak, procedurę podziału rozpoczyna się od złożenia wniosku w danym funduszu emerytalnym (OFE informuje następnie ZUS). Jeśli zmarły nie miał OFE, wniosek (formularz USS) składa się bezpośrednio do ZUS.

Droga elektroniczna (PUE ZUS). Polacy za granicą posiadający profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS) oraz profil zaufany lub podpis kwalifikowany mogą złożyć odpowiednie dokumenty w formie elektronicznej, załączając skany niezbędnych dokumentów (np. aktu zgonu, aktu małżeństwa czy postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku).

Co jeśli nie wiem czy zmarły był w OFE czy ZUS i czy w ogóle miał takie subkonto

Polski system emerytalny na przestrzeni lat przechodził wiele reform i łatwo się w tym pogubić. Szczególnie mieszkając za granicą i nie śledząc zmian, które nas nie dotyczą. Dla wielu z nas mieszkających poza Polską, polski system emerytalny jest czarną magią. Na szczęście istnieją proste sposoby, aby to sprawdzić.

1. Jak sprawdzić, czy zmarły w ogóle miał subkonto w ZUS?

Decyduje o tym prosty warunek ustawowy. Zmarły posiadał subkonto w ZUS, jeśli spełniał przynajmniej jeden z poniższych warunków:

• Urodził się po 31 grudnia 1968 roku i był aktywny zawodowo w Polsce (pracował na etacie, zleceniu lub prowadził firmę) w dowolnym momencie po 1 maja 2011 roku (wtedy weszły w życie przepisy o subkontach).

• Urodził się przed 1969 rokiem, ale dobrowolnie zapisał się do Owartego Funduszu Emerytalnego (OFE). Wtedy ZUS automatycznie musiał otworzyć mu także subkonto.

Jak to sprawdzić oficjalnie? Najprostszą drogą jest złożenie zapytania do ZUS. Jako osoba bliska (potencjalny spadkobierca lub uposażony) masz prawo napisać pismo/wniosek z prośbą o udzielenie informacji, czy dla zmarłego (tu podajesz jego imię, nazwisko, PESEL lub datę urodzenia i ostatni adres w Polsce) było prowadzone subkonto i czy figurują na nim środki do dziedziczenia.

2. Skąd wiedzieć, czy zmarły miał OFE i w jakim funduszu?

W latach 1999–2014 przynależność do OFE dla wielu roczników była obowiązkowa, dlatego większość pracujących w tym okresie Polaków posiadała lub nadal posiada tam konto. Jeśli ktoś nie wybrał OFE sam, dostawał przydzielony losowo fundusz. Z czasem wiele funduszy się połączyło (np. Commercial Union zmieniło się w Aviva, a potem w Allianz). Informacje na ten temat można znaleźć w dokumentach zmarłego lub próbować przez ZUS albo UFG.

Sprawdź przez ZUS

ZUS ma w swoim systemie centralnym kompletną informację o tym, czy dany obywatel należał do OFE i do którego dokładnie. Wynika to z faktu, że to ZUS przez lata pobierał składki i przekazywał ich część do konkretnego funduszu. Składając wspomniane wyżej zapytanie do ZUS o subkonto, dopytaj również „o udzielenie informacji, czy zmarły był członkiem Otwartego Funduszu Emerytalnego, a jeśli tak – jakiego”. ZUS ma obowiązek udzielić tej informacji osobie która ma interes prawny (współmałżonek, inne osoby dziedziczące, osoba uposażona).

Co zrobić, gdy już uzyskasz te informacje?

1. Jeśli zmarły miał tylko subkonto w ZUS (nie był w OFE): Wniosek o wypłatę (formularz USS) składasz bezpośrednio do ZUS-u.

2. Jeśli zmarły miał i OFE, i subkonto w ZUS: Formalności zaczynasz od kontaktu z tym konkretnym OFE. Składasz tam wniosek o wypłatę środków po zmarłym. OFE wypłaci swoją część, a następnie w ciągu 14 dni ma ustawowy obowiązek powiadomić ZUS. Wtedy ZUS automatycznie (już bez Twojego dodatkowego wniosku) uruchomi procedurę wypłaty pieniędzy z subkonta.

3. Jeśli zmarły miał OFE, ale zmarł już po uzyskaniu wieku emerytalnego: Wówczas wniosek składa się do ZUS.

Wskazówka dla osób za granicą: Całą korespondencję z ZUS-em w tej sprawie możesz prowadzić elektronicznie, jeśli posiadasz Profil Zaufany i konto na platformie PUE ZUS (obecnie eZUS). Jeśli nie, dokumenty i zapytania można wysłać tradycyjną pocztą do dowolnego oddziału ZUS w Polsce.

Majątek zgromadzony na subkontach w Polsce to często kwoty rzędu kilku, kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych na osobę. Jeśli Twój bliski pracował w Polsce po 2011 roku i odszedł przedwcześnie, warto sprawdzić stan jego subkonta i formalnie uregulować tę sprawę.