Brytyjski urząd skarbowy HMRC zdecydował o przesunięciu pełnego wdrożenia obowiązkowego systemu payrollingu dla świadczeń pracowniczych typu benefits in kind aż do 2028 roku. To istotna zmiana w harmonogramie jednej z największych reform podatkowych ostatnich lat. Wpłynie zarówno na pracodawców, jak i miliony pracowników w Wielkiej Brytanii.
Czym są benefits in kind?
Benefits in kind to świadczenia pozapłacowe, które pracownik otrzymuje od pracodawcy oprócz wynagrodzenia pieniężnego. Mogą one przyjmować różne formy. Od samochodu służbowego, przez prywatną opiekę medyczną, aż po pokrywanie kosztów paliwa, mieszkania służbowego czy innych świadczeń rzeczowych.
W praktyce oznacza to wszelkie korzyści, które mają wartość finansową, ale nie są wypłacane jako pensja. Z punktu widzenia podatków są one jednak traktowane jako część dochodu i podlegają opodatkowaniu.
Jak wyglądało rozliczanie do tej pory?
Dotychczas większość benefits in kind była rozliczana w systemie rocznym. Pracodawcy raportowali wartość świadczeń po zakończeniu roku podatkowego. Natomiast HMRC odpowiednio korygowało kod podatkowy pracownika lub pobierało należny podatek w późniejszym czasie.
Oznaczało to, że pracownik często nie widział bezpośrednio wpływu tych świadczeń na swoją miesięczną wypłatę. Informacja o podatku pojawiała się z opóźnieniem. Dlatego korekty mogły wpływać na przyszłe wynagrodzenia.
Na czym polega zmiana HMRC?
Reforma zakłada przejście na system „real-time reporting”, czyli bieżącego rozliczania świadczeń przez listę płac. W praktyce benefits in kind miałyby być doliczane do wynagrodzenia i opodatkowane na bieżąco, tak jak sama pensja.
fot. shutterstock.com
Pierwotnie pełne wdrożenie planowano na kwiecień 2027 roku. Jednak HMRC potwierdziło, że system wprowadzi etapami. Od 2027 roku nowe zasady obejmą wybrane świadczenia, takie jak samochody służbowe, paliwo, vany oraz prywatną opiekę medyczną finansowaną przez pracodawcę. Dopiero rok później, w 2028 roku, system ma objąć większość pozostałych świadczeń.
Dlaczego HMRC zdecydowało się na opóźnienie?
Decyzja o przesunięciu pełnego wdrożenia wynika z konsultacji z firmami i dostawcami systemów płacowych. Pracodawcy wskazywali na złożoność procesu oraz konieczność dostosowania systemów księgowych i kadrowych do nowych wymogów.
HMRC argumentuje, że stopniowe wprowadzanie zmian zmniejszy ryzyko błędów i pozwoli firmom lepiej przygotować się do transformacji systemu podatkowego. Jednocześnie eksperci zwracają uwagę, że rozłożenie reformy na etapy może prowadzić do tymczasowej niejednorodności w sposobie raportowania świadczeń.
Co oznacza to dla pracowników i firm?
Nowy system ma zwiększyć przejrzystość opodatkowania, ponieważ pracownicy będą widzieli wpływ benefits in kind bezpośrednio w swoich miesięcznych wypłatach. Jednocześnie w okresie przejściowym mogą pojawić się różnice w sposobie rozliczania poszczególnych świadczeń, co może powodować pewne zamieszanie na paskach płacowych i w kodach podatkowych.
Dla firm oznacza to konieczność równoległego zarządzania dwoma systemami rozliczeń przez kilka lat, co może zwiększyć obciążenia administracyjne i wymagać aktualizacji oprogramowania kadrowo-płacowego.
Reformy podatkowe w trakcie transformacji
Zmiany w benefits in kind wpisują się w szerszy trend cyfryzacji i automatyzacji rozliczeń podatkowych w Wielkiej Brytanii. HMRC od kilku lat konsekwentnie rozwija system raportowania w czasie rzeczywistym. Celem jest ograniczenie błędów i zwiększenie efektywność poboru podatków.
Choć HMRC opóźnia reformę, jej kierunek pozostaje niezmienny. Większa bieżąca transparentność i integracja świadczeń pracowniczych z systemem płacowym.
Co dalej?
HMRC zapowiada dalsze szczegóły techniczne w najbliższych miesiącach. Firmy i pracownicy mają więc jeszcze czas na przygotowanie się do zmian, które w pełni wejdą w życie dopiero w 2028 roku. Jednak już od 2027 roku zaczną stopniowo zmieniać sposób, w jaki benefits in kind są raportowane i opodatkowane.
