Zaktualizowane kryteria MTD, które weszły w życie na początku kwietnia, oznaczają że landlordzi oraz osoby samozatrudnione zarabiające 50 000 funtów lub więcej rocznie są zobowiązane do korzystania z cyfrowego oprogramowania księgowego zgodnie z wymogami HMRC dotyczącymi regularnych, wyłącznie cyfrowych rozliczeń. Niestety pomimo tego, że na stronach HMRC wśród rekomendowanych programów znajdują się opcje bezpłatne, to w praktyce są one płatne. To jest kolejny koszt, który muszą ponieść właściciele firm i mieszkań na wynajem.
Zmiany w przepisach MTD
Od kwietnia 2026 roku każdy samozatrudniony przedsiębiorca, freelancer lub profesjonalista zarabiający powyżej progu dochodowego musi prowadzić cyfrową ewidencję księgową i składać kwartalne raporty do HMRC za pośrednictwem oprogramowania zgodnego z MTD. To samo tyczy landlordów. Kolejna zmiana nastąpi w kwietniu 2027 roku, kiedy próg dochodowy zostanie obniżony do 30 000 funtów. Teoretycznie od miesiąca, osoby objęte MTD powinny przechowywać dane w specjalnych systemach, jednak nadal wiele osób nie może się w tym połapać.
Nowy system wymaga programu księgowego
Wokół przepisów MTD dotyczących podatku dochodowego narosło wiele nieporozumień i niepewności. MTD to coś więcej niż tylko składanie kwartalnych raportów zamiast rocznego rozliczenia. Chodzi też o trzymanie danych księgowych w programach w chmurze, które można zintegrować z systemami HMRC. Jeśli ktoś używał do tej pory Excela albo programu desktopowego, musi przejść na nowe oprogramowanie. Dla wielu firm już sama konieczność wprowadzenia na bieżąco faktur kosztowych i sprzedażowych do systemu jest znaczącą zmianą. Do tego darmowy program do MTD wyprodukowany przez HMRC nigdy nie powstał.
HMRC nie zapewniło darmowego programu do MTD
HMRC opublikowało listę programów kompatybilnych z MTD. Wśród nich są znane i popularne programy takie jak Xero, Sage czy Freeagent. Listę programów można filtrować również wyszukując programy bezpłatne. Jednak większość z nich pomimo tego, że na stronie HMRC występuje jako bezpłatne, w praktyce okazuje się płatne lub oferuje ograniczoną wersję bezpłatną lub też darmową wersję próbną.
Po przeszukaniu listy znaleźliśmy dosłownie jeden program, który faktycznie jest bezpłatny bez ograniczeń czasowych, jednak nie nada się dla self-employed, którzy są zarejestrowani do VAT. Nie jest też wiadome czy posiada ograniczenie co do ilości faktur.
Dla wielu mikroprzedsiębiorców oznacza to konieczność płacenia subskrypcji, co przy niskich dochodach jest odczuwalnym obciążeniem.
Pierwotnie sugerowano, że państwo zapewni podstawowe, darmowe narzędzie dla najprostszych rozliczeń. Ostatecznie HMRC zdecydowało się całkowicie polegać na zewnętrznych dostawcach, argumentując to wspieraniem innowacyjności rynku.
Kolejny koszt dla najmniejszych firm
Kwestia braku darmowego oprogramowania dostarczonego bezpośrednio przez HMRC to jeden z punktów spornych w dyskusji o Making Tax Digital (MTD) for ITSA. Samozatrudnieni (self-employed) oraz organizacje ich reprezentujące (np. FSB czy IPSE) podnoszą argument, że rząd nakłada na najmniejsze firmy dodatkowy koszt operacyjny, nie oferując nic w zamian. To samo dotyczy podatków landlordów, bo oni też muszą rozliczać się systemem MTD.
Co na to księgowi?
Zdaniem księgowych cały system MTD dla self-employed i landlordów stanowi duże utrudnienie dla przedsiębiorców, szczególnie tych mniejszych. Dotychczasowe rozliczenia księgowe w dużej mierze opierały się na fakturach kosztowych i sprzedażowych przekazywanych jako pliki pdf lub nawet zdjęcia księgowym. W przypadku niewielkiej ilości dokumentów, księgowi otrzymywali je nawet raz w roku. Niektórzy przedsiębiorcy nadal dostarczali dokumenty papierowe, bo w takiej formie je sami otrzymywali. Dla nich zmiana jest ogromna, a rząd nie zapewnił żadnego wsparcia, choćby w postaci darmowego programu do najprostszych rozliczeń. Jak podał nam Admiral Tax, rozliczający MTD dla self-employed:
Obecnie Mamy klientów, Nie tylko chodzi o osoby starsze, ale też posługujące się papierowymi dokumentami, które muszą płacić za to, że ktoś będzie wprowadzał ich transakcje firmowe w systemie kompatybilnym z MTD.
Wydaje się to być niesprawiedliwym, dodatkowym obciążeniem dla najmniejszych firm oraz osób dotychczas nie przechowywujących dokumentów cyfrowo.
Kary zaczną się sypać
MTD dla self-employed i landlordów weszedł w życie dopiero 1 kwietnia. Na razie firmy nie składały jeszcze pierwszej kwartalnej deklaracji. Księgowi obawiają się, że prawdziwy problem zacznie się dopiero, jak przedsiębiorcy zaczną przekraczać terminy i otrzymywać kary. Bowiem 4 deklaracje w roku to 4 osobne deadliny i 4 okazje do otrzymania kary za spóźnienie. Dodatkowo obowiązują końcowe 2 deklaracje, które też mają swoje deadline. Dlatego firmy księgowe już teraz biją na alarm, bowiem według danych związków przedsiębiorców, nawet połowa z nich nie rozumie i nie wie co oznacza dla nich wprowadzenie MTD. Przedsiębiorcy powinni sprawdzić swoje oprogramowanie i wprowadzać do niego regularnie faktury.
